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如何提高工作效率

文章来源:ECP-工作效率时间:2013/6/20 16:49:23发布者:提高工作效率关注:2691
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    随着企业之间的竞争程度日益加剧,如何提高工作效率成为各个公司超越对手所需要面临的问题,提高工作效率,关系到了公司的运作,员工的心态等。简单的说,公司需要让各项工作流程清晰且有规划,并保证公司高效运作,管理层需要知人用人,提高管理智慧,员工则需用重视工作,提高综合能力从而提高员工本身的工作效率。

一、提供工作效率,公司需要从整体结构,工作分配,规则制度,流程规范等问题进行整改,并利用信息化手段从业务流程等层次上为提供工作效率锦上添花。

    1. 公司的组织结构合理,工作职责明确。公司的组织结构合理有利于部门间的相互沟通与合作,明确各部门的工作职责,有利于员工的工作分工,专注于自己的业务。
    2. 公司的规章制度明确合理,工作流程规范顺畅。无规矩不成方圆。员工要在公司的规定的框架中,事情才能有序的进行。如果都按大家的意愿行动,就如没有红绿灯和斑马线的道路,人员、事情都会乱成一片。本人认为工作流程完善也是一个影响工作效率的重要因素。如果工作中没有固定的工作流程或工作流程不完善,员工工作时就会觉得迷惑,找不着方向(了解一下工作流系统)。同时要完成一件本来容易完成的事情,却花费了更多的人力和时间。
    3. 信息化不仅仅是自动化办公。如今,信息化不仅仅是实施一个OA系统就能完成,制造业的mpr,业务部门的CRM,OA的工作流引擎,人事部门的绩效管理系统等系统的实施企业也得综合考虑,信息技术配合相关管理思维,必然能够提高工作效率。
    4. 信息化要提高工作效率不仅仅在公司,移动办公势在必行!移动办公可以让办公人员随时随地随心的办公,在很大程度上提高办公效率。例如,很多企业管理者由于出差,无法在办公室帮,但是通过ECP移动办公就可以解决这些问题(现ECP可提供在线OA试用)。通过移动办公可以任何地方实现办公,而不会因为某些不必要的原因拖慢办公的进度。以此提高工作效率。
二、从管理层上看,管理层直接负责项目或者部门的业绩,不仅仅需要提高自身的工作效率,还需要从管理上提高其管理的员工的工资率。
    1. 时间管理,充分利用零碎的时间:例如差旅是主管常见的时间漏洞:企业需要主管出差往往基于逼不得已的理由,从具有建设性的层面思考,主管们应可以仔细规划出在飞机上车上旅馆中可以做哪些事。如果是在一般零碎时间工作场域,例如通勤、往来开会中等身体处于“移动”的状态,主管们第一步要做的,就是观察自己的“移动时间全貌”,这样才能事先计划出移动时,到底能有多少零碎时间能加以运用。[参考阅读:企业时间管理]
    2. 目标管理:以目标为导向,以人为中心,以成果为标准,从而提高工作效率。并不是有了工作才有目标,而是相反,有了目标才能确定每个人的工作。所以“企业的使命和任务,必须转化为目标”,如果一个领域没有目标,这个领域的工作必然被忽视。因此管理者应该通过目标对下级进行管理,当组织最高层管理者确定了组织目标后,必须对其进行有效分解,转变成各个部门以及各个人的分目标,管理者根据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。掌握SMART原则,SMART原则便是在工作目标设定中时候TOP CLASS的目标管理法则。[参考阅读:目标管理(MBO)   SMART原则案例]
    3. 了解彼得原理-不想当将军的兵不是好士兵,激励员工可提高工作效率:每一个职工由于在原有职位上工作成绩表现好(胜任),就将被提升到更高一级职位;其后,如果继续胜任则将进一步被提升,直至到达他所不能胜任的职位。[参考阅读:彼得原理简介《彼得原理》下载 ]
    4 .适当的柔性管理,最终目标让人们自觉行动!柔性管理是一种更加深刻、更加高级的管理,因而也是难度很大的管理,是丰富多彩的管理。柔性管理本身涵盖了有关理性、心理、思维、教育、激情、管理者魅力和无为而治等一系列思想。[参考阅读:柔性管理法则与柔性管理案例 ]
三、员工是企业的根基,在如何提高工作效率这个问题上,员工工作效率的提高为基础,在有效的时间做你应该做的事,带着一颗愉快的心快乐的完成所有的工作,那么你一定会在提高工作效率的同时又能够获得它给你带来的意外收获。员工可以从以下几个方法提高自己的工作效率
    1. 工作要有计划性,分清主次:员工提高效率关键的一点就是要做好计划与总结(要有当日事当日毕的态度,日日清软件 - 优化企业管理,激励员工积极性,提供员工工作效率),有统筹性,每天该干什么,哪些是最重要的,应该做到心中有数,排出个轻重主次及先后顺序,该休息时休息,该工作时工作,这样才能做到愉快工作,快乐生活。
    2. 有正确的时间观,懂得时间管理(时间管理不仅仅是管理层需要掌握的管理学!):每个人都是一天24个小时,一年365天。如何在相同的时间做更多有意义的事情呢?这就要求我们有正确的时间观,懂得如何管理时间。譬如想喝上一杯热茶,需要做的工作是烧开水、洗茶杯。一般情况下,在烧开水的同时我们洗茶杯,这样就可以节省时间,提高效率。可见,同样的工作内容,只要分配好时间,就能提高工作效率。
    3. 注意情绪的调节,保持心态平稳:有这样一句话“不要把生活的情绪带到工作中来,也不要把工作中的不愉快带到生活中去”,可见在工作中保持一个好的情绪是对做好一天的工作是非常重要的。多参与一些集体活动,多与同事进行思想交流,同时多给自己充电,对自己的职业有充分的认识,给自己一个准确的定位,不能好高骛远,更不能自暴自弃,保持一颗平常心,能够化压力为动力。
    4. 加强专业技能学习,提高业务水平:熟能生巧。如果个人对业务不熟悉或不精通,肯定会效率低下,工作出错较多,影响工作的产出。