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GTD时间管理方法(Getting Things Done)附下载地址

文章来源:ECP时间管理时间:2013/6/9 17:01:58发布者:GTD关注:6394
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     GTD(Getting Things Done)是一种时间管理的方法,主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。GTD通过帮助你更好的跟踪和管理你的思绪、需要做的和想做的事,从而使你能在合适的情境中静下心,集中精神完成最重要的任务。GTD不是一蹴而就的,GTD是一套持续的系统,需要不断地实践才能让你更好的掌握,从而成为你信任的系统。

GTD原则
收集(搜集)
    把任何你需要跟踪、记住、或者要做的事情全部记录到“收集箱(水桶)”中:一个收件箱,电子邮箱,磁带,笔记本,PDA等等。把你脑中所有东西都清理出来,放入你的收集设备中,准备进行下一步的处理。每天抽几十分钟收集一下脑中的信息,记录到你的收集设备中。
处理
    将你收集到的任何信息进行处理。每个星期至少处理清空一次你的“收集箱”。
    处理你的收集箱要遵循的工作流程
    从最上面开始。一次处理一项。不把任何东西放回收件箱。
    如果任何一项需要做(如果花的时间少于两分钟)
    委托别人完成,或者把它延期。否则把它存档以便查询,把它扔掉,或者使它成熟以便下一步的处理
    两分钟原则:任何事情如果花的时间少于两分钟,那么马上就去做。两分钟是一个分水岭,这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。
组织
    GTD描述了一个建议的列表集合,你可以用来跟踪需要关注的项目:
    下一步行动(Next actions):对于每个需要你关注的事项,定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如:如果“写项目报告”,下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”,“给Jim打电话问报告的要求”,或者类似的事情。虽然要完成这个事项,可能会有很多的步骤和行动,但是其中一定会有你需要首先去做的事情,这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“情境”整理分类,例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”。
    项目(Projects):每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”。使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。
    等待(Waiting for):当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件。就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者一个提醒需要发出。
    将来/可能(Someday/Maybe):这些事情你需要在某个点去做,但是不是马上。例如:“学习C语言”,或者“准备一个假期计划”。
Allen主张使用下一步行动列表而非日历来记录行动,虽然日历非主要的工具,但是可以用来跟踪预约和委托,提醒某件必须在特定期限内完成的事情等等。
    GTD中另外一个关键组织模块是归档系统,一个简单易用的归档系统。通过归档系统,你可以迅速把文件归档和提取你所想要的信息,Allen的建议是建立一个按照字母顺序组织的归档系统或43 Folders系统(按照12月、31天,共43个文件夹)。
回顾(检测)
    如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查,那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力,资源和时间,决定什么是对你来说最重要的事情,然后做。如果你倾向于拖延,你可能会老是做最容易的事情,避免那些难的。为了解决这个问题,你可以一个接一个地做列表上的事情,按照它们的顺序,就象你处理你的收件箱一样。
    回顾至少以星期为周期,将未处理的信息进行处理,回顾所有的列表,检查可能已经完成的“等待”或“将来/可能”列表中的行动。保证所有的事情都在GTD系统中,井井有条,而且所有的事情都更新到最新的情况。虽然刚开始GTD时,回顾很麻烦,但是千万不要停顿。否则事情的积累,只会让你的整个GTD系统处理过程堵塞,最后使你失败放弃。
执行(做)
    如果你把自己的时间都花在组织工作、而不是执行它们,那么这样的系统是个只说不做的无用功系统。前面的步骤都是为了在你做事情的时候,使它变得简单、容易、有趣的话,让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心。David Allen的观点是,如果你可以把必须做的事情,让它变得简单、容易、有趣的话,那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。
实现GTD的五类工具:
    网络: 资源很多,可以直接查找 如 RTM(remember the milk) Google app
    计算机:outlook MLO lifebanlance
    PDA: MLO(wm版) lifebanlance(Palm)
    纸+笔: GTD 笔记本
    移动设备:Omnifocus (iOS)


GTD图书:《Getting Things Done》
    《Getting Things Done》内容提要:戴维·艾伦曾说:“始终如一地坚持做一些看似琐碎的小事,长此以往,将会产生重大的影响。”他的见识和具有实用价值的经验令人叹为观止。如果你希望继续保持懒散低效的作风,别碰这本书,如果你希望你的生活变得轻松有序,那就多读上几遍吧。
    Getting Things Done作者戴维·艾伦是戴维·艾伦有限公司的总裁。作为一名行政管理培训专家和教育家,他拥有20多年丰富的管理经验,被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一,并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。在本书中,戴维将和你分享在全美巡回讲座以及顶级企业培训(包括微软公司、洛克希德公司和美国司法部等)中已得到验证的成功策略。
    《Getting Things Done》译本:《尽管去做——无压工作的艺术》下载地址:http://dl.dbank.com/c00iamc8qh
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